Oggi parliamo di produttività personale per scoprire che definire i nostri obiettivi strategici con il metodo OKR, e utilizzare il metodo a kanban per completare le attività quotidiane, potenzia drasticamente la nostra produttività personale.
È lunedi, ti siedi davanti alla scrivania, accendi il computer, sposti in là gli appunti di ieri, e intanto che il computer si avvia riapri whatsapp… in fondo devi aspettare… oh guarda, il cliente della settimana scorsa si è deciso, vuole vedermi, bisogna che lo chiami [vai con la telefonata – 10 minuti utilizzati].
Bene, arriva un’altro lavoro da incastrare… però c’è da consegnare il mockup dell’altro cliente giovedì, occhio… Apriamo la posta… oh guarda, mi sta scadendo la trial di quella piattaforma carina, ma non l’ho mica provata per bene, aspetta che ci guardo un attimo [cominci a lambiccare, e ti piace pure, prima o poi acquisti la versione Premium – 10 minuti utilizzati]…
Però ho la consegna giovedì… mi conviene prima finire la relazione e poi ritocco il mockup alla fine? … perché per il mockup faccio presto, la relazione meno… da che parte comincio? … Mi serve un’altro caffè [altri 10 minuti bruciati].
Chi non ha mai vissuto un inzio di giornata così?
Per i cultori della produttività personale questo è disastro, perchè come han sempre detto i nostri saggi, chi ben comincia è a metà dell’opera… chi comincia male, dopo mezz’ora si fa un caffè ☕️.
Indice
- Il problema della fatica di realizzare
- Il kanban per l’organizzazione operativa
- OKR per l’organizzazione strategica complessiva
- Ricapitolando
Il problema della fatica di realizzare
Non è mai stato facile realizzare, riuscire a passare dall’idea al fatto compiuto. Oggi, con l’accelerazione dei tempi e la marea di interruzioni a cui siamo sottoposti, lo è ancora meno.
Questo problema mi ha ossessionato per molto tempo, nonostante sembrassi una persona attiva e superimpegnata. Ma l’iperattività, a volte è proprio sintomo di una creatività un po’ malata.
Nonostante le miriadi di cose che facevo, la mia sensazione era costantemente quella di non riuscire a fare mai abbastanza, tutto quel fare non era mai sufficiente a farmi sentire appagata, in pace e soddisfatta. E finivo anche per bere troppi caffè.
Ma col tempo ho compreso che il punto essenziale non è fare di più, è fare le cose che servono.
Quando invece il nostro fare è una collezione di impegni scollegati e dettati soprattutto dall’urgenza, di cose che si sarebbero potute delegare e di beghe varie, alla fine ci ritroviamo stanchi, frastornati e soprattutto insoddisfatti, se non depressi e scoraggiati.
A quel punto, raggiunte le vette all’incontrario dello sconforto, l’idea di cambiare diventa un sollievo.
Per me, ci sono state varie tappe di avvicinamento all’allineamento ottimale, e sono ancora in fase di perfezionamento e miglioramento, il che mi fa sentire viva e vegeta.
Il kanban per l’organizzazione operativa
La prima scoperta entusiasmante è stato il kanban. Il kanban ha portato una ventata di aria fresca nel mio caotico mondo di corsa. Questa tecnica di organizzazione del lavoro è incentrata sulla gestione visiva dei flussi di lavoro e sulla rimozione dei colli di bottiglia che bloccano i flussi.
Il kanban più semplice è costituito da tre colonne intitolate To Do, In Progress, Done. Mai suono più dolce si è udito: Done, Fatto.
Quando nella colonna To Do riusciamo a mettere compiti significativi, il kanban ci aiuta a passare dalla fase To Do, alla fase In Progress, alla fase Done, con la semplicità con cui si sposta il foglietto su cui abbiamo scritto il nostro compito da svolgere.
Cosa cambia rispetto ad avere le cose da fare impilate in una lista in attesa di essere depennate? Tutto!
Il gesto di prendere e spostare il foglietto dalla colonna To Do alla colonna In Progress, ci mette letteralmente in moto e ci istruisce a prendere consapevolmente in carico quel compito da svolgere.
Quando qualche intoppo poi ci blocca, l’accumulo di post-it nella colonna In Progress richiama la tua attenzione e il tuo intervento, ed è proprio questa pronta presa di consapevolezza che accelera la risoluzioni dei blocchi nel flusso creativo.
Ma il kanban ti aiuta solo se sai aggiungere i tuoi foglietti in modo corretto e soprattutto coerente agli obiettivi che ti sei prefissato, altrimenti diventa solo il metodo per svolgere efficentemente un elenco di compiti che però non ti aiutano a realizzare veramente i tuoi obiettivi.
OKR per l’organizzazione strategica complessiva
L’altro incontro significativo per me è stato infatti l’incontro con OKR, il metodo per Obiettivi (Objectivs) e Risultati chiave (KR, Key Results) con cui Andy Grove fece grande la Intel (1).
Porsi degli obiettivi da raggiungere può sembrare cosa facile, la sensazione è che basti avere una bella idea e un po’ di buona volontà. C’è però una sostanziale differenza fra cogliere e far propria un’idea, che all’improvviso giunge come uno squarcio a ciel sereno nel palcoscenico della nostra mente, e trasformare quest’idea, così ispirata e genuina, in un obiettivo concreto da realizzare.
La cosa poi si complica se hai già un’attività e vuoi realizzare qualcosa nel poco tempo libero che ti resta, oppure se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi di lavoro ma stai seguendo troppe cose contemporaneamente.
OKR è un metodo concettualmente semplice che ti può essere di grande aiuto.
Sostanzialmente, il metodo ti consiglia di organizzare la tua attività, come pure la tua vita, definendo alcuni obiettivi importanti che vuoi raggiungere in un arco di tempo definito, e ti suggerisce di sforzarti di mettere a fuoco, per ogni obiettivo, 3, 4 o 5 risultati chiave che servono a realizzarlo.
In questo caso, considera il termine “risultato” nell’accezione di conseguimento di valore, conquista (“outcome” in inglese).
Cerca di descrivere questi risultati chiave in modo ben definito, possibilmente quantitativo e concreto, in modo da escludere ambiguità e vaghezza. Questo ti servirà a procedere spedito nella realizzazione e ti aiuterà a capire con certezza di aver raggiunto l’obiettivo che ti eri dato, nel tempo che ti eri prefissato.
Questo lavoro di messa a punto non sarà cosa di un’ora, ci vorrà un po’ tempo, e magari sarà necessario ogni tanto “manutenere” i risultati chiave in base all’evoluzione dei progetti, per un motivo semplice: la vita sta correndo ad una velocità folle, gli scenari sono sempre più mutevoli (di questo parleremo in un’altro approfondimento) e quindi è necessario essere tempestivi e realisti nell’adattarsi ai cambiamenti e di conseguenza rettificare gli obiettivi della nostra vita.
Una volta stabiliti gli obiettivi e i relativi risultati chiave (outcome), suddividiamo questi ultimi in compiti operativi (task in inglese). Lo svolgimento dei vari task produce qui risultati concreti (output in inglese) che passo passo ci portano alla realizzazione dell’obiettivo.
I task sono quindi i compiti, scritti su post-it reali se usiamo un kanban fisico, o virtuali se usiamo una piattaforma online.
I post-it vanno a popolare il nostro kanban, collocati inizialmente nella colonna To Do.
Personalmente, oggi utilizzo Notion anche per gestire i miei kanban, ma di questa fondamentale piattaforma parleremo approfonditamente un’altra volta.
Ricapitolando
La definizione degli obiettivi con il metodo OKR, e l’utilizzo del kanban per lo svolgimento quotidiano dei vari task, migliora drasticamente la nostra produttività personale.
Se facciamo parte di un team, ciascuno di noi avrà i suoi compiti, che faranno riferimento a determinati risultati chiave, che il nostro team realizzerà per concorrere al raggiungimento degli obiettivi della nostra azienda.
Possiamo usare OKR anche in un’associazione o in qualsivoglia organismo complesso di cui facciamo parte, ma possiamo usarlo anche se siamo free-lance o ci affacciamo per la prima volta al mondo del lavoro come autonomi.
A me piace molto OKR perchè è un metodo sostanzialmente naturale.
Se osservate la natura, vedrete un meraviglioso e ordinato intreccio di elementi e di funzioni che concorrono in modo collaborativo e precisissimo all’evoluzione della vita.
In fin dei conti, per stare bene, dobbiamo costantemente prendere ispirazione dalla natura, anche se viviamo vite piene zeppe dei nostri artefatti artificiali. Noi proviamo a illuderci che i nostri artefatti e i nostri stili siano migliori di quelli naturali, ma se non ci armonizziamo a immagine e somiglianza della natura stiamo male.
Un foglia sa esattamente il suo specifico ruolo di trasformatore energetico e di produttore di nutrimento che consegnerà al suo ramo, il ramo sa perfettamente di essere un saldo ma flessibile distributore di linfa per l’albero, l’albero con le sue radici sa perfettamente che concorre a mantenere aggregata la terra da cui trae altro nutrimento, e la nostra terra sa che deve mantenere in vita qualche miliardo di esseri senzienti che costantemente si dimenticano di essere parte di una vita unica e formidabile che tutti instacabilmente sostiene.
Grazie madre terra, dopo tutto OKR e kanban li dobbiamo a te.
Note
(1) Per una buona introduzione al metodo OKR suggerisco il libro di John Doerr, che lavorò per molti anni nel team di Andy Grove, Rivoluzione OKR (Titolo originale: Measure What Matters)
Cover Photo by Sean Brown on Unsplash